电子签名,后疫情时代“智慧校园”创新新方向

众所周知,教育是一个国家发展之根本,但是疫情的到来使教育的形式正在发生结构性的变化。疫情期间,某大厂旗下移动办公平台被小学生打一星评分事件,反映出了一个现实的问题:从“教育信息化”到“数字校园”再到“智慧校园”的建设升级,并不是一蹴而就的事情,数字化程度不足将难以支撑智慧化的发展。

因此,如何让新兴信息技术与教育进行深度融合并创新,实现数字化的全面覆盖,为学校的教学、科研及管理服务,不仅是现阶段工作的重中之重,更是智慧校园建设的必要前提。

△智慧校园总体架构图,来源国家标准《智慧校园总体框架》

目前,数字化服务已贯穿于师生的校园日常生活,如在线选课、课表查询、讲座查询等。但是,仅仅做到这些,是远远不够的:如学生的成绩单下载,需要签章时仍需线下到学校相关部门进行盖章;毕业季的校招,面对大量需要签订的第三方就业协议,学校仍需要逐一盖章。

因此,这些伴随数字化建设产生的新需求,都需要通过创新方式进行满足。高校实现数字化的关键一步,便是将传统的线下签署搬迁到线上,将签章等基础应用与信息平台结合,实现线上签署场景的建设。电子签系统作为应用领域最广泛最灵活的应用之一,在学校的教务管理、科研管理、就业管理、人事管理、自助服务等方面,均可替代传统线下签署的应用场景,符合智慧校园建设核心中,将基于计算机网络的信息服务融入学校的各个应用与服务领域,实现互联和协作的要求。

电子录取通知书——校园生活的序章

录取通知书是每个学生十年寒窗结果的重要凭证,也是学校向学生展现学校文化、信息化程度的首要途径,对学生和学校的重要程度可见一斑。传统录取通知书依赖全国物流网络,存在时效性差、易丢失、真伪识别成本高等问题。

为了解决这些问题,学校可以使用电子签重塑录取通知书场景,用电子录取通知书替代纸质通知书,使学生可以随时通过邮件、网页、手机形式获取录取通知书,是智慧校园服务的有力创新。

对比纸质通知书,电子录取通知书有以下优势:

①时效性强:通过互联网发送入学通知书,大大提高了传递的时效性,考生可提前知道录取有关信息,免去了纸质录取通知书邮寄途中考生和家长的焦急等待;

②安全性高:使用实名认证校验电子录取通知书的查阅权限,确保被录取的考生本人可查阅,录取通知书的电子化可以有效避免在物流途中或意外导致的遗失风险;

③防篡改:通过PDF+CA+时间戳生成的录取通知书天然自带防篡改属性,考生可以通过校验通知书的签名来确认通知书的真实有效性。

对学校而言,采用电子录取通知书还有以下优势:

①效率高:电子签名系统可通过API的形式直接嵌入招生系统,负责招生的老师仅需定义好通知书的模板和确认接收通知书的考生名单,系统即可通过预设模板拼装出一份份唯一的通知书,批量加盖学校电子章后发送给每一位考生,大大节省了招生办老师打印、盖章、邮寄的时间;

②成本低:通过无纸化的方式发送电子录取通知书,可节约纸张和物流成本,为塑造绿色低碳校园形象奠定坚实基础。

△电子录取通知书发送流程

自助服务——从服务向智慧服务迈进

自助服务系统主要为全校师生提供在线业务办理,以信息化手段规范各部门的业务流程,打通PC、APP、微信等服务终端,为全校师生提供一站式、自助化、智能化的在线办事体验,是建设智慧校园服务的落脚点。

自助服务终端建设包括学员成绩单、在读证明、教职工在职证明、收入证明、研究生在读证明、学历学位证明等,方便学员、教职工在自助服务终端打印,无需去各个单位或者窗口去申请,杜绝以往排长队等候的繁杂局面,减少了用户的工作量以及节省了大量的时间,提高了工作效率。

法大大电子签通过提供印章电子化管理、制作模版、填充模版数据、数字证书、时间戳、自动签章、加盖二维码、电子文件验证等技术,手动为自助服务系统构建场景闭环,将传统线下纸质盖章的业务线上化,拓展了自助服务系统的应用场景,大大提高业务办理效率,为广大师生节约了宝贵学习生活时间。

△自助服务系统办事流程

就业协议——踏入社会的新起点

三方就业协议是校园签署场景中最为复杂的场景之一,它是明确毕业生、用人单位和学校三方在毕业生就业工作中权利和义务的书面表现形式,三方相互关联但彼此独立,能解决应届毕业生户籍、档案、保险、公积金等一系列相关问题,其重要程度不言而喻。

三方就业协议的真实有效性不仅关乎毕业生的合法利益,更关乎学校的就业率,间接影响学校下一年的招生情况,如果签署流程不合规,会导致各种风险隐患:

·填写的用人单位名称与单位的有效印章名称不符,学生填写的专业名称与学校教务处的专业名称不一致,这些信息错误都将导致三方就业协议无效,对学生造成严重影响;

·部分学生为了完成学校老师的任务,会通过亲戚、淘宝等非法途径签订“虚假”协议,学校对于三方就业协议的真实性验证也经常力不从心;

·学生在签订协议时,未按正常签署步骤完成,例如很多同学为了节约往返成本和时间,毕业后直接让就业指导中心盖章,而用人单位最后盖章,往往会导致学生在工资待遇上相对被动,当用人单位签署的内容与承诺大相径庭的时候,学生已经没有回旋余地。

学校可以通过使用法大大电子签能力构建三方线上签署场景,有效解决上述问题:

①信息误填:通过合同模板,自动抓取学生信息管理系统中的学员信息、专业信息等;

②萝卜章:通过企业实名认证,确认用人单位的真实身份和真实意愿;

③签署乱序:通过预设签署顺序,用人单位签署完后再由学生签署,最终学校审核签署。

△就业协议签署流程

除上述典型场景可以通过使用电子签外,还可以通过电子签的效率高、使用易、抗风险、成本低等特点,创造更多的智慧校园应用场景,累积更多数字资产,从提高校园业务处理效率、丰富校园服务能力、提升师生满意度等方面,建设智慧校园核心竞争力,从容面对后疫情时代教育形式的结构性调整。

实践案例

1、上海理工大学

使用产品:电子签SaaS API

使用场景:自主招生,学生报名告知书、新生注册协议等文件

应用价值:

①效率高:采用批量生成文书、批量盖章、批量发送,如报名告知书等文书;

②成本低:电子文件签署省去纸质、存储、快递、人力等成本 ;

③体验好:让学生、家长随时随地都可线上查看、签署协议,操作简单便捷,体现学校信息化水平。

2、华南师范大学

使用产品:合同管理云签名平台

使用场景:合同管理、校外专家会议成果材料线上签字

应用价值:

①构建合同全生命周期管理:合同起草、审核、签署、履约、归档、统计分析等,打通各个职能信息系统,合同统一管理;

②合同结构化、提高起草效率:合同结构化分解为固定的条款, 形成条款库;根据条款库创建自定义的合同模板,极大地提高合同起草的效率 ;

③落实合同管理办法:进一步规范合同管理办法和增强合同风险防控意识,推进依法治校 ;

④建设法律风险防范机制:规范合同审核机制,推进学校教学科研、合作办学、资产经营、后勤保障、基建工程等活动的合规审查与风险防范。

3、国内某知名211 大学

使用产品:电子签混合云

使用场景:内部审批

应用价值:

①校园业务无纸化:办公自动化系统融合电子签章功能,实现业务审批无纸化、线上化;

②效率高:实现校内内部审批表单电子签名、盖章,提升内部审批效率;

③成本低:节省纸质、存储、管理等成本;

④满意度高:支持移动端审批,让学校教职工随时随地审批,操作简单便捷。

于教育行业而言,数字化、合规化的电子签名,无疑是高校办公智能化、服务优质化的最佳助力,是后疫情时代下,建设智慧校园的创新新方向。

来源:站长之家用户


此文章 短链接: http://dlj.bz/JbI5Sy